Sergio — Privacyverklaring

Versie: 1.2
Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026
Ingangsdatum: 12 oktober 2026
Website: https://sergiosommelier.com

Korte versie. Sergio wordt geëxploiteerd door Antaris Labs SRL. Wij gebruiken persoonsgegevens om de website en de zakelijke dienst te exploiteren, zakelijke accounts en facturering te beheren, de dienst te beschermen en — wanneer een zaak Sergio gebruikt — de door de zaak gevraagde hulpmiddelen te leveren. Een zaak beslist normaal gezien hoe haar eigen QR-ervaring voor gasten en zaak-specifieke inzichten over gasten worden gebruikt; Antaris verwerkt die gegevens van de zaak volgens de gedocumenteerde instructies van de zaak. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij gebruiken Klantinhoud of ruwe gebeurtenisgegevens van gasten niet om modellen van Antaris te trainen. Wij bewaren gegevens uitsluitend gedurende de hieronder beschreven perioden en gebruiken passende waarborgen wanneer gegevens buiten de EER worden verwerkt.

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Antaris Labs SRL (Antaris, wij, ons, onze) persoonsgegevens verwerkt in verband met Sergio. Zij is per doelgroep georganiseerd omdat het doel, de juridische rol en de gegevens verschillen tussen websitebezoekers, zakelijke contacten, gebruikers van klanten en QR-gasten.

Deze Verklaring vervangt niet de Verwerkersovereenkomst (DPA) met de klant wanneer Antaris Persoonsgegevens van Klanten voor een klant als verwerker verwerkt. De DPA en de lijst van subverwerkers daarvan regelen die verwerking.

1. Verwerkingsverantwoordelijke, contact en toepassingsgebied

Antaris heeft haar huidige verwerking getoetst aan artikel 37 AVG en heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Wij zullen die beoordeling herzien indien de aard, omvang of het risico van onze verwerking wezenlijk wijzigt.

Deze Verklaring heeft betrekking op de Sergio-website, contact- en zakelijke-accountstromen, klantenadministratie, facturering, ondersteuning, beveiliging, hulpmiddelen voor documentverwerking, de QR-interface voor gasten en functionaliteit voor inzichten per zaak. Afzonderlijke verklaringen of voorwaarden kunnen van toepassing zijn op een specifieke klantbestelling, zaakpagina of geïntegreerde dienst van een derde.

2. Rollen: wie beslist waarom persoonsgegevens worden gebruikt

Rollen inzake gegevensbescherming hangen af van de specifieke activiteit, en niet louter van een benaming in een overeenkomst.

2.1 Activiteiten waarvoor Antaris normaal gezien verwerkingsverantwoordelijke is

Antaris bepaalt normaal gezien de doeleinden en essentiële middelen voor persoonsgegevens die worden gebruikt om:

• de Sergio-website te exploiteren en te beveiligen;
• te antwoorden op een zakelijke vraag of een relatie met een potentiële klant te beheren;
• de eigen zakelijke relatie van Antaris tot stand te brengen en te beheren, met inbegrip van contractering, facturering, btw/facturatie en betalingsadministratie;
• door Antaris gecontroleerde, platformbrede functies voor beveiliging, fraudepreventie, naleving van wetgeving en audits te exploiteren die Antaris onafhankelijk bepaalt; en
• te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en regelgevende verplichtingen.

2.2 Activiteiten waarvoor een zaak normaal gezien verwerkingsverantwoordelijke is en Antaris verwerker

Wanneer een restaurant, detailhandelaar, supermarkt of andere klant (Zaak) de QR-ervaring voor gasten en zaak-specifieke inzichten van Sergio gebruikt, beslist die Zaak normaal gezien om de ervaring aan te bieden en de daaruit voortvloeiende gegevens te gebruiken voor haar eigen bedrijfsvoering. Voor die activiteiten is de Zaak normaal gezien de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Antaris op als verwerker op grond van de gedocumenteerde instructies van de Zaak en de DPA.

Dit omvat doorgaans Klantinhoud die in de werkruimte van die Zaak wordt opgeladen; door de zaak beheerde gegevens over gebruikers, authenticatie en toestemmingen die worden gebruikt om die werkruimte te leveren; door de Klant aangestuurde ondersteuning met betrekking tot die werkruimte; en gebeurtenisgegevens op sessieniveau van QR-gasten die worden gebruikt voor de aanbevelingen en zaak-specifieke inzichten van die Zaak. De onafhankelijke gegevens van Antaris inzake beveiliging, facturering en naleving van wetgeving zijn niet inbegrepen enkel omdat zij betrekking hebben op een gebruiker van die werkruimte.

De Zaak moet haar eigen identiteit en privacyinformatie beschikbaar stellen aan gasten in de relevante QR-ervaring. Een gast kan ook contact opnemen met Antaris via bovenstaand adres; wij zullen de Zaak bijstaan waar dit vereist is op grond van de DPA en het toepasselijke recht.

2.3 Onafhankelijk gebruik door Antaris en gedeelde wijncatalogus

Antaris mag de identificeerbare Klantinhoud of ruwe gebeurtenisgegevens van QR-gasten op grond van de DPA niet gebruiken voor niet-gerelateerde producttraining, reclame of profilering over verschillende klanten heen.

Antaris mag een gedeelde wijncatalogus bijhouden die niet-zaak-specifieke wijnfeiten bevat, zoals wijnnaam, producent, oogstjaar, regio, druif, stijlprofiel, algemene door AI ondersteunde beschrijving, beoordeling en een verwijzing naar een flesafbeelding. Voordat een item of verwijzing tussen Zaken wordt gedeeld, moet Antaris voorkomen dat het item de identiteit van een Zaak, een identificator van het uploadende account, Klantinhoud, prijs, leveranciersmarge of sommeliernotitie blootlegt. Antaris zal uitsluitend onomkeerbaar geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens gebruiken voor operationele statistieken over verschillende Zaken heen; totdat de toepasselijke anonimiseringcontroles zijn ingevoerd, worden ruwe gebeurtenisgegevens van gasten niet voor dat doel gebruikt.

Indien een specifiek programma ertoe leidt dat Antaris en een Zaak gezamenlijk een gemeenschappelijk doel en de essentiële middelen bepalen, zullen de partijen de door het toepasselijke recht vereiste regeling documenteren en de essentie daarvan beschikbaar stellen aan de betrokken personen.

3. De persoonsgegevens die wij verwerken, waarom, rechtsgrond en bewaring

De onderstaande tabel vat de voornaamste verwerkingen samen die Antaris als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert. De bewaring mag uitsluitend worden verlengd wanneer dit noodzakelijk is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, om te voldoen aan de wet, om een beveiligingsincident op te lossen of om een wettelijk vereist dossier te bewaren. Wij beperken dan de toegang en verwijderen de gegevens wanneer het aanvullende doel niet langer van toepassing is.

| Bewijsregisters van verwijdering | Voormalige klantgebruikers of accounts | UUID, reden van verwijdering, aantallen en tijdstip, zonder e-mail of Klantinhoud | Bewijs van naleving van de levenscyclus en behandeling van verantwoordings- of claimvragen | Gerechtvaardigde belangen bij verantwoording en claimverdediging | 5 jaar, tenzij een gedocumenteerde wettelijke bewaarplicht of juridische hold langer vereist; daarna beperkt en herzien | | Privacy- en supportcorrespondentie | Personen die naar privacy@ of support schrijven | Berichtinhoud, afzendergegevens en behandelingsregistratie | Rechten-, privacy-, beveiligings- en serviceverzoeken behandelen en een verdedigbaar dossier bewaren | Gerechtvaardigde belangen bij verzoekafhandeling en claimverdediging; wettelijke verplichtingen waar van toepassing | 24 maanden na afsluiting, tenzij een gedocumenteerde hold, geschil, incident of toezichthouderskwestie langer vereist; daarna beperkt en herzien |

3.1 Of gegevens moeten worden verstrekt

Het verstrekken van de account-, zakelijke contact-, facturerings- en btw-informatie die wordt gevraagd in de relevante registratie-/checkoutstroom is noodzakelijk om het zakelijke account aan te maken en te beheren, betaling te verwerken en te voldoen aan facturerings-/belastingverplichtingen. Indien deze niet wordt verstrekt of niet kan worden geverifieerd wanneer verificatie nodig is, kan Antaris mogelijk het account niet aanmaken of behouden of de bestelling niet verwerken.

De selectie van QR-voorkeuren is vrijwillig. Sergio kan echter geen gepersonaliseerde suggestie doen zonder de selecties van de huidige sessie die nodig zijn om die te genereren. Een persoon kan ervoor kiezen de QR-ervaring niet te gebruiken of geen bepaalde selectie te maken. Klantinhoud is vrijwillig, maar een functie die afhankelijk is van een document, afbeelding of tekst kan niet werken zonder de voor die functie verstrekte content.

3.2 Informatie ontvangen uit een andere bron

Antaris kan zakelijke contactgegevens, gegevens van gemachtigde gebruikers, contactgegevens van leveranciers of andere persoonsgegevens ontvangen van een Klant, een Zaak of een andere derde, in plaats van rechtstreeks van de persoon. Wanneer Antaris voor die gegevens als verwerkingsverantwoordelijke optreedt en artikel 14 AVG van toepassing is, zal Antaris binnen de vereiste termijn, bij het eerste contact of vóór de eerste verstrekking de vereiste informatie over de gegevenscategorieën en bron verstrekken, tenzij een gedocumenteerde uitzondering van artikel 14, lid 5, van toepassing is. Wanneer Antaris uitsluitend optreedt als verwerker van de Klant, is de Klant verantwoordelijk voor de relevante verklaring en biedt Antaris bijstand krachtens de DPA.

3.3 Schema voor proefperiode en verwijdering van accounts

• Een proefaccount dat niet wordt geüpgraded, wordt verwijderd na 24 maanden zonder aanmelding, na een waarschuwings-e-mail die 30 dagen vóór de verwijdering wordt verzonden wanneer contactgegevens beschikbaar zijn.
• De Einddatum van de Dienst is het door het systeem vastgelegde tijdstip waarop het Klantaccount wordt gedeactiveerd en een daarmee samenhangende QR-applicatie voor gasten niet langer openbaar beschikbaar is. Voor een account zonder QR-applicatie voor gasten is dit het tijdstip van accountdeactivering/-opzegging dat door Sergio is geregistreerd.
• Een opgezegd betaald account wordt normaal gezien behouden tot uiterlijk 90 dagen na de Einddatum van de Dienst om heractivering of een gevraagde export mogelijk te maken, en daarna verwijderd tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Wanneer een geverifieerd verwijderingsverzoek van toepassing is, verwijderen wij actieve accountgegevens, bestanden en afgeleide gegevens binnen 30 dagen, tenzij wij bepaalde gegevens krachtens de wet of voor een rechtsvordering moeten bewaren.
• Antaris biedt in de huidige configuratie van de Dienst geen voor klanten toegankelijke functionaliteit voor databack-up of herstel. Een leverancier kan beperkte kopieën voor herstel of weerbaarheid bewaren volgens zijn eigen gedocumenteerde levenscyclus; die kopieën worden niet gebruikt voor de gewone exploitatie van de dienst.

4. Klantinhoud, documenthulpmiddelen en door AI ondersteunde verwerking

4.1 Wat Klantinhoud kan omvatten

Een Zaak kan wijnlijsten, menu's, documenten met leveranciersmarges, foto's van flessen, logo's en gerelateerde informatie over wijn, gerechten of sommeliers opladen. Klantinhoud kan incidenteel persoonsgegevens bevatten, zoals de gegevens van een vertegenwoordiger van een leverancier, de naam van een chef, de naam van een personeelslid of informatie over een eenmanszaak. Zij kan ook commercieel vertrouwelijke informatie bevatten, met inbegrip van verkopen, hoeveelheden, omzet en marges.

De Zaak blijft verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat zij een rechtsgrond en de nodige bevoegdheid heeft om Klantinhoud in te dienen en om alle vereiste privacyinformatie aan betrokken personen te verstrekken. Klanten mogen geen onnodige persoonsgegevens, identiteitsdocumenten, betaalkaartinformatie, gegevens van bijzondere categorieën, gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of informatie over een kind opladen, tenzij zij vooraf met Antaris een passende gedocumenteerde verwerkingsregeling zijn overeengekomen.

4.2 Door AI ondersteunde dienstfuncties

Op verzoek van een Zaak en zoals beschreven in de toepasselijke DPA/dienstinstructies kan Sergio een opgeladen document, afbeelding of bepaalde wijn-/menutekst naar de Google Gemini API sturen om informatie te extraheren, een wijnprofiel aan te maken, tekst te vertalen of te helpen bij het classificeren van content. Dit kan de volledige inhoud van een opgeladen pdf of afbeelding omvatten. Sessiegegevens van QR-gasten worden niet naar Google Gemini gestuurd. Sommige functies kunnen Google Search-grounding gebruiken; volgens de toepasselijke voorwaarden van Google kunnen prompts en bijbehorende resultaten maximaal 30 dagen worden bewaard. Een geconfigureerde functie kan ook een Google-previewmodel gebruiken; previewresultaten blijven onderworpen aan menselijke controle en kunnen worden gewijzigd of ingetrokken.

Antaris traint of verfijnt haar eigen modellen niet met Klantinhoud of ruwe gebeurtenisgegevens van gasten. Sergio gebruikt de betaalde Google Gemini API krachtens de toepasselijke Processor Terms van Google en aanverwante dienstvoorwaarden, waarbij Google Cloud EMEA Limited de verwachte contractuele entiteit voor dit account is. Google kan Klantinhoud verwerken voor de gevraagde functie, ook buiten de EER. Antaris gebruikt de door het toepasselijke recht vereiste doorgiftewaarborg voor de feitelijke verwerkingsstroom en stelt op verzoek nadere informatie beschikbaar.

AI-ondersteuning kan onjuiste of onvolledige resultaten opleveren. De Zaak blijft verantwoordelijk voor het beoordelen en bevestigen van informatie die zij aan gasten presenteert of operationeel gebruikt, met inbegrip van wijnfeiten, vertalingen, prijzen, beschikbaarheid en alle informatie die gevolgen kan hebben voor een gast.

4.3 Bewaringsschema voor content en AI

5. QR-gasten en zaak-specifieke inzichten

5.1 Wat de QR-ervaring doet

De QR-ervaring voor gasten van Sergio biedt maximaal drie informatieve wijnsuggesties uit de eigen lijst van de Zaak. Zij verkoopt geen alcohol, plaatst geen bestelling, geeft geen bestelling door aan de Zaak, reserveert geen fles, verzamelt geen betaling van een gast, levert geen alcohol en schenkt geen alcohol. Een weergegeven prijs is informatie die door de Zaak is verstrekt; gasten dienen de actuele beschikbaarheid en prijs te bevestigen bij het personeel van de Zaak.

De suggesties gebruiken de huidige selecties van de gast en de beschikbare informatie over wijn/menu's. De interface is geen chatbot met open einde en neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen voor een gast.

5.2 Gebeurtenisgegevens op sessieniveau

Voor de relevante Zaak registreert de QR-ervaring beperkte gebeurtenissen op sessieniveau om de dienst en zaak-specifieke inzichten te leveren. Afhankelijk van de gebruikte functie kunnen deze het volgende omvatten:

• een willekeurige sessie-identificator die bij elke paginalading opnieuw wordt gegenereerd;
• datum/tijd, gebeurtenistype en de betrokken Zaak;
• geselecteerde taal;
• brede informatie over voedingscategorie, smaak, wijntype, serveerformaat en aantal keuzes;
• aanbevelingslabels en wijnidentificatoren; en
• of een wijn werd geopend of de gast de weergave “toon aan uw ober” gebruikte.

De applicatie is ontworpen om via deze QR-stroom niet de naam, het e-mailadres, betalingsinformatie, boeking, loyaliteitsidentificator, tafelnummer, permanente apparaatidentificator, nauwkeurige locatie of vrije-tekstprofiel van een gast te verzamelen. Het ontwerp op applicatieniveau bewaart geen IP-adres, browser- of apparaatgegevens in het QR-gebeurtenisrecord. Infrastructuur-, beveiligings- en hostingproviders kunnen echter IP-adressen en technische verzoekgegevens verwerken in afzonderlijke logs, zoals beschreven in deze Verklaring en de Verklaring over cookies en apparaatgeheugen.

Een willekeurige identificator en tijdstempels kunnen een record op sessieniveau in bepaalde omstandigheden toch geschikt maken om eruit te worden gelicht of gekoppeld. Daarom beschrijven wij ruwe gebeurtenisrecords van sessies niet als anonieme persoonsgegevens.

5.3 Doel, toegang en bewaring

De Zaak bepaalt normaal gezien het gebruik van gegevens van QR-gasten voor aanbevelingen en haar eigen inzichten over de Zaak. Antaris verwerkt deze gegevens als verwerker van de Zaak. De gemachtigde gebruikers van de Zaak kunnen, onder voorbehoud van hun toegangsrechten, uitsluitend de inzichten van hun eigen Zaak zien. Ruwe gebeurtenissen per Zaak worden na 90 dagen automatisch verwijderd.

Antaris mag uitsluitend onomkeerbaar geanonimiseerde, geaggregeerde informatie gebruiken voor operationele statistieken over verschillende Zaken heen. Wij gebruiken ruwe gebeurtenisgegevens van gasten niet voor modeltraining van Antaris of voor analyses over verschillende Zaken heen zolang deze persoonsgegevens blijven.

Indien u een QR-gast bent, is de relevante Zaak doorgaans uw eerste contactpunt voor vragen over de ervaring. U kunt ook contact opnemen met Antaris via privacy@sergiosommelier.com. Wij zullen uw verzoek doorsturen en waar passend bijstand verlenen, overeenkomstig onze rol en de toepasselijke DPA.

5.4 Voedselvoorkeuren en gevoelige informatie

De QR-interface is ontworpen om brede voedselcategorieën te gebruiken, niet namen van gerechten of gevoelige persoonsgegevens uit een profiel. Voer geen informatie in waaruit een gezondheidstoestand, allergie, religie, filosofische overtuiging of andere gevoelige informatie blijkt, tenzij de relevante Zaak een afzonderlijke rechtmatige en transparante manier heeft voorzien om die te verwerken. De aanbevelingen van Sergio zijn geen advies over gezondheid, allergieën, voeding, zwangerschap of verantwoord gebruik.

6. Cookies, apparaatgeheugen en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken uitsluitend de technologieën die worden beschreven in onze Verklaring over cookies en apparaatgeheugen. Die verklaring heeft betrekking op cookies en vergelijkbare technologieën, zoals lokale opslag of sessieopslag, caches van service workers en mechanismen voor beveiliging/fraudepreventie.

Wij gebruiken strikt noodzakelijke technologieën voor kernfuncties, zoals taalkeuze, geauthenticeerde sessies en formulierbeveiliging. Wanneer een technologie niet strikt noodzakelijk is, vragen wij toestemming voordat wij informatie op een apparaat opslaan of raadplegen, wanneer het toepasselijke recht dit vereist. Toestemming is optioneel, granulair en kan te allen tijde worden ingetrokken via de bediening voor cookie-instellingen wanneer die beschikbaar is. Optionele technologieën worden pas ingeschakeld wanneer de bijbehorende toestemming en instellingen beschikbaar zijn.

Wij gebruiken geen advertentiecookies of marketingpixels. Wij zetten geen niet-essentiële analyses of gedragsmatige tracking in tenzij dit eerst wordt beschreven in de Verklaring over cookies en apparaatgeheugen en wordt onderworpen aan de vereiste toestemmingscontroles.

7. Ontvangers, dienstverleners en internationale doorgiften

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het hierboven beschreven doel, wanneer een Zaak daartoe instructie geeft, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer wij een andere geldige rechtsgrond hebben. Ontvangers kunnen gemachtigde gebruikers van Zaken, onze professionele adviseurs, bevoegde autoriteiten en de hieronder vermelde dienstverleners omvatten.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, onder meer via ondersteuning op afstand, wereldwijde infrastructuur of subverwerkers. Wanneer een doorgifte plaatsvindt waarvoor de AVG beperkingen oplegt, gebruiken wij het mechanisme dat passend is voor de feitelijke doorgifte, waaronder een adequaatheidsbesluit, het EU-VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de ontvangende entiteit voor de relevante verwerking is gecertificeerd, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met vereiste aanvullende maatregelen en beoordeling van de doorgifte.

U kunt nadere informatie over de relevante doorgiftewaarborg verzoeken door contact op te nemen via privacy@sergiosommelier.com. Een klant ontvangt de toepasselijke schriftelijke verwerkersovereenkomst en de informatie over subverwerkers via het betrokken contracteringsproces voor klanten. Deze openbare verklaring vormt op zichzelf geen verwerkersovereenkomst en machtigt geen subverwerker.

8. Uw rechten en hoe u deze uitoefent

Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen in het toepasselijke recht kunt u verzoeken om:

• inzage in persoonsgegevens die wij over u bewaren;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen;
• gegevensoverdraagbaarheid waar van toepassing; en
• intrekking van toestemming op elk moment wanneer toestemming de grondslag voor de verwerking is. Intrekking heeft geen invloed op de verwerking vóór de intrekking.

Om een verzoek in te dienen, stuurt u een e-mail naar privacy@sergiosommelier.com en beschrijft u de context van uw verzoek. Wij kunnen evenredige informatie vragen die nodig is om uw identiteit te verifiëren en de relevante gegevens te lokaliseren. Wij antwoorden doorgaans binnen een maand, onder voorbehoud van toegestane verlengingen.

Voor gegevens van QR-gasten is een Zaak normaal gezien de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen helpen uw verzoek door te sturen en de Zaak waar nodig bijstaan. Omdat Sergio geen permanent gastaccount aanmaakt, kunnen wij mogelijk een bepaalde gast niet identificeren aan de hand van een ruw gebeurtenisrecord zonder aanvullende context. Wij verzamelen geen onnodige aanvullende gegevens uitsluitend om een verzoek mogelijk te maken; indien u informatie verstrekt waarmee wij de sessie kunnen lokaliseren, zullen wij het verzoek dienovereenkomstig beoordelen.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

9. Beveiliging

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen, met inbegrip van toegangscontroles, scheiding tussen tenants, authenticatiecontroles, encryptie tijdens doorgifte en in rust waar passend, logging en controles van leveranciers. Geen enkele onlinedienst kan absolute beveiliging garanderen. Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, zullen wij deze onderzoeken, beperken en de relevante verwerkingsverantwoordelijke en autoriteit of betrokken personen in kennis stellen wanneer dit wettelijk vereist is.

10. Wijzigingen van deze Verklaring

Wij kunnen deze Verklaring bijwerken wanneer onze verwerking, dienst, wet of regelingen met dienstverleners wijzigen. Wij zullen de versie-/ingangsdatum bijwerken en, wanneer een wijziging wezenlijk is, aanvullende kennisgevingsstappen nemen waar vereist. Gearchiveerde versies kunnen worden aangevraagd via privacy@sergiosommelier.com.